Personvernerklæring for Streiting

Hvem som er ansvarlig

Streiting leveres av CUSTOMATION AS (org.nr. 914 511 569), c/o Thorsen, Heimdalsgata 30, 0561 Oslo. Spørsmål om personvern sender du til post@customation.no.

Vi har to roller, avhengig av hvilke opplysninger det gjelder:

• Behandlingsansvarlig for opplysninger om deg som bruker av tjenesten: brukerkontoen din, innloggingen og tekniske logger.
• Databehandler for opplysningene en virksomhet registrerer i Streiting, for eksempel kunder, leverandører, ansatte, fakturaer og bilag. For disse er virksomheten behandlingsansvarlig. Vi behandler opplysningene bare for å levere tjenesten til virksomheten og etter virksomhetens instrukser, slik det er regulert i databehandleravtalen mellom virksomheten og oss.

Brukerkonto og innlogging

Du logger inn gjennom Customations innloggingstjeneste på auth.customation.no. Tjenesten bygger på Zitadel, og vi drifter den selv på servere hos Scaleway i Frankrike. Den samme brukerkontoen gir tilgang til Customations andre tjenester for bedrifter, slik at du ikke må lage en ny konto for hver av dem.

Innloggingstjenesten behandler navnet ditt, e-postadressen din og passordet ditt. Passordet håndteres bare av innloggingstjenesten; Streiting får aldri se det.

I Streiting lagrer vi navnet og e-postadressen din slik innloggingstjenesten oppgir dem når du logger inn, en intern bruker-ID, og hvilke virksomheter du er medlem av og med hvilken rolle.

Formålet er å gi deg tilgang til tjenesten og til de riktige virksomhetene. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen om bruk av tjenesten (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).

Hvem som har gjort hva

Når du registrerer eller endrer for eksempel fakturaer, bilag, betalinger, leverandørfakturaer, timesatser, ansatte eller lønnskjøringer, lagres hvem som gjorde endringen og når, sammen med innholdet før og etter endringen. Denne endringsloggen kan ikke endres eller slettes i etterkant. Den hører til virksomhetens regnskapsopplysninger og gjør det mulig å etterprøve regnskapet.

Opplysninger virksomheten registrerer

Virksomheter bruker Streiting til å føre opplysninger som ofte gjelder personer: kontaktopplysninger om kunder og leverandører, fakturaer og betalinger, bilag og opplastede dokumenter, og – for virksomheter som bruker lønnsfunksjonene – opplysninger om ansatte, som navn, kontaktopplysninger, fødselsnummer eller d-nummer, kontonummer, ansettelsesforhold, timer, lønn og skattetrekk.

Disse opplysningene behandler vi som databehandler for virksomheten. Har du spørsmål om opplysninger en virksomhet har registrert om deg, for eksempel som kunde eller ansatt, bør du kontakte virksomheten. Vi hjelper virksomheten med å svare.

Hvor opplysningene lagres

Tjenesten, databasen og innloggingstjenesten kjører hos Scaleway i Frankrike (Paris-regionen). Opplastede dokumenter og tekniske logger lagres også der.

Tjenester vi bruker for å levere Streiting

• Scaleway (Frankrike) drifter servere, database, innloggingstjenesten og logger for oss.
• Mailjet sender e-posten når en virksomhet sender en faktura eller en purring på e-post fra Streiting. Mailjet mottar mottakerens e-postadresse, virksomhetens navn som avsender, innholdet i e-posten og fakturaen som vedlegg. Ifølge Mailjet lagres dataene i Google Clouds datasentre i Frankfurt (Tyskland) og Saint-Ghislain (Belgia).
• Automatisk lesing av dokumenter. Når du laster opp en PDF-faktura og ber om å få feltene fylt ut automatisk, sendes teksten i dokumentet til Scaleways KI-tjeneste (Generative APIs) i Frankrike. Svaret er et forslag som du kontrollerer før noe blir bokført. Forespørselen og svaret lagres i en logg hos oss, slik at vi kan rette feil og følge med på bruken. Dokumenter sendes bare når du selv ber om automatisk lesing.
• Forslag til kontoplan. Når en virksomhet tas i bruk, kan offentlige opplysninger om virksomheten fra Enhetsregisteret – navn, organisasjonsform, næringskoder og vedtektsfestet formål – sendes til den samme KI-tjenesten for å foreslå en kontoplan.
• Brønnøysundregistrene. Når du søker opp eller registrerer en virksomhet, henter vi offentlige opplysninger fra Enhetsregisteret. Søket ditt (navn eller organisasjonsnummer) sendes til Brønnøysundregistrenes åpne tjeneste.
• Norges Bank. Vi henter valutakurser fra Norges Bank. Det sendes ingen personopplysninger.

Informasjonskapsler og lokal lagring

Streiting bruker bare informasjonskapsler som trengs for innloggingen:

• streiting.session.streiting holder deg innlogget. Den kan ikke leses av skript på siden. Den slettes når du logger ut eller lukker nettleseren, og blir uansett ugyldig etter sju dager uten bruk.
• Mens innloggingen pågår, brukes noen kortvarige informasjonskapsler som beskytter innloggingen mot misbruk. De fjernes når innloggingen er fullført.
• streiting.sign-in-refusal.streiting settes bare hvis vi avviser en innlogging, for eksempel fordi kontoen hører til en annen tjeneste. Den husker hvorfor, slik at vi kan forklare det og logge kontoen ut av innloggingstjenesten hvis du ber om det. Den kan ikke leses av skript på siden, og den slettes når du logger inn eller ut, eller senest etter 30 minutter.
• streiting.antiforgery.streiting settes når siden for en avvist innlogging vises. Den beskytter knappen for å logge ut der mot forfalskede forespørsler fra andre nettsteder. Den kan ikke leses av skript på siden, og den slettes når du lukker nettleseren.
• Innloggingstjenesten på auth.customation.no setter egne nødvendige informasjonskapsler for å huske innloggingen din på tvers av Customations tjenester.

I tillegg husker nettleseren din (lokal lagring) hvilken virksomhet du sist valgte, slik at du kommer rett tilbake til den.

Vi bruker ikke informasjonskapsler til statistikk, analyse eller markedsføring, og vi henter ikke innhold fra tredjeparter: skrifttyper og skript leveres fra våre egne servere.

Tekniske logger

Serverne våre registrerer tekniske logger som kan inneholde IP-adresse, tidspunkt, hvilken adresse som ble forespurt, bruker-ID og feilmeldinger. Vi bruker dem til å drifte tjenesten, rette feil og oppdage misbruk. Grunnlaget er vår berettigede interesse i en sikker og stabil tjeneste (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Hvor lenge vi lagrer opplysningene

• Brukerkontoen din lagres så lenge du har konto hos oss. Opplysningen om hvem som har registrert eller endret regnskapsopplysninger, hører til regnskapet og oppbevares sammen med det.
• Opplysninger virksomheten registrerer, behandler vi etter virksomhetens instrukser. Bokførte opplysninger slettes ikke fra tjenesten, fordi virksomheten har plikt til å oppbevare regnskapsmateriale. Opplastede bilag får en oppbevaringstid som virksomheten velger, og som er minst fem år.

Dine rettigheter

Etter personvernforordningen (GDPR) har du rett til å be om innsyn i opplysningene vi behandler om deg, få uriktige opplysninger rettet, få opplysninger slettet, få behandlingen begrenset, få utlevert opplysninger du har gitt oss i et maskinlesbart format, og protestere mot behandling som bygger på vår berettigede interesse. Noen av rettighetene har unntak, for eksempel når opplysninger må oppbevares etter regnskapsreglene.

Send forespørselen til post@customation.no. Vi svarer uten ugrunnet opphold og senest innen én måned.

Gjelder forespørselen opplysninger en virksomhet har registrert om deg, kontakter du virksomheten. Vi hjelper virksomheten med å svare.

Klage til Datatilsynet

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.no). Vi setter pris på om du tar kontakt med oss først, slik at vi kan rette opp.

Endringer

Vi oppdaterer denne erklæringen når behandlingen endrer seg. Datoen øverst viser når den sist ble endret.